Ibland när en order utförs behöver man beställa material från [extern] leverantör. I vissa fall från flera leverantörer.
Då kan det vara tydligare om DeDU kan tillhandahålla ett unikt referensnummer som kan uppges till leverantören och när fakturan kommer knyta denna direkt till rätt rad på DeDUs fakturaunderlag.
Beställningsreferens är den term som används i programmet, men texten går att ändra för enskild kund/databas.
Systeminställning
Gå till Moduler-Systeminställningar-Ärendehantering. Använd beställningsreferens. Informationstext, se bild: Om påslagen, ges möjlighet att i fakturaunderlaget
skapa en unik beställningsreferens att uppge till extern leverantör, vilket sedan kan möjliggöra koppling av
motsvarande leverantörsfaktura till aktuellt ärende (det sista kräver integration).
Faktura
När ett ärende får status Fakturaunderlag, finns en knapp i Lägg till-sektionen, där användare kan lägga till och samtidigt få en beställningsreferens (detta går inte lägga till på en befintlig rad utan enbart när ny rad skapas). Användaren skriver lämpligen in någon beskrivande text, antal osv. på fakturaraden, ex.vis ”Beställt grus från Nisses frakt”. (Om integration finns, kommer texten, antalet osv. senare att skrivas över när leverantörsfakturan kopplas in. Men även i detta fallet behöver användaren initialt skriva in någon beskrivande text när raden skapas, i väntan på fakturan.)
En rad med beställningsreferens kan ändras, precis som andra rader, men beställningsreferensen går inte ändra/ta bort. Däremot kan man manuellt markera den som mottagen, ifall något blivit fel i processen och fakturan inte kunde kopplas automatiskt via integrationen (om leverantören glömt ange beställningsreferensen, och/eller administrationen missat att ange detta i bokföringen). Själva raden kan tas bort och skapas om, men följande varning erhålls:
När den sista (om flera) raden med beställningsreferens tas emot, antingen av integrationen eller genom att den manuellt markeras som mottagen, blir själva fakturaunderlaget också avmarkerat som inväntar leverantörsfaktura och det blir nu möjligt att ta den vidare i processen och verifiera.
Observera att inväntar leverantörsfaktura går att manuellt kryssa i och ur även om det normalt ska ske via integration.
I ärendelistan (modulen Kvittera ärende) kan användaren genom att föra musen över fakturabeloppet, om den kolumnen är aktiv, se en förhandsvy av fakturan. Där finns, om beställningsreferens-funktionen är påslagen, information om beställningsreferens samt huruvida den leverantörsfakturan har mottagits.
Beställningsreferens i DeDUApp
Faktura
När man skapar en ny rad, kommer fältet ”Beställningsreferens” att visas, som användare kan välja att tända för att skapa en rad med beställningsreferens. Detta fält kommer endast visas om systeminställningen ”Använd beställningsreferens” är påslagen.
Direkt efter skapandet av en rad så kommer rader med beställningsreferens visa fältet ”Beställningsreferens” tillsammans med fältet ”Mottagen”. Detta fält visar endast att den är mottagen/registrerad. Precis som i DeDUWeb så kan text, antal osv. komma att skrivas över när leverantörsfakturan kopplas in.
Vid borttagning av en rad med beställningsreferens så kommer följande varningsmeddelande att visas.
0 Kommentarer
Lägg till din kommentar