Denna manual beskriver hur en användare i DeDU kan göra ett avrop/beställning mot ett anslutet bolag via DeDUWeb (www.dedu.se/deduweb) samt DeDUApp.
Målgrupp: Tekniker som har behörighet att göra beställning/avrop.
Förkunskapskrav: Ärendehantering (registrera, kvittera m.m.) via DeDUWeb och/eller DeDUApp.
Förutsättning: Genomgång med tänkt leverantörsbolag hur arbetsflödet kommer att gå till.
Det går att dela upp arbetet på ett ärende i DeDUApp och DeDUWeb t.ex. registrering och beställning/avrop via DeDUApp ute på plats och därefter uppföljning/återkoppling via DeDUWeb.
Innehållsförteckning
1. Att göra ett Avrop
2. Leverantörens del
3. Kvittera ärenden till anmälare efter återkoppling från leverantör
4. Uppföljning av Avrop / Beställningar
5. Övrigt
1. Att gör ett avrop / Beställning av arbete på ett ärende
Behörighet på användare krävs för att kunna göra avrop. Om knappen saknas, kontakta er DeDU-administratör eller support på WSP DeDU.
Avrop/beställning är även möjligt via DeDUApp genom att följa dessa steg:
Öppna upp ärendet och gå till flik Information
Bläddra ner till Avrop/Beställning och tryck på pennan.
Kontrollera att ärendebeskrivningen är tydlig från anmälaren i akuellt ärende. Om den behöver justeras kan det göras ett förtydligande i noteringen i Avropet (Se nedan om notering). Bilder kan även bifogas till ärendet och kommer kunna ses av leverantören som ytterligare inforamtion.
Filtrera fram en leverantör genom att välja Leverantörstyp
1. Här kan ni välja "Leverantörstyp", det är en uppdelning / sortering av leverantörer och kan vara tex Ramavtalade leverantörer, eller Icke ramavtalade leverantörer. Detta sätts i systeminställningar vid konfigurationen av databasen. Kontakta er DeDU administratör om ni vill veta mer.
2. Leverantörskategorier väljs nu för att filtrera fram vilken tjänst som ni vill avrop, El, VVS, Rörmokare etc
3. Sen väljer ni den leverantören ni vill avrop arbetet från
4. Välj kontaktperson hos leverantör (det är dit beställning kommer att skickas via Epost)
5. Skriv tillkommande inforamtion till leverantören om detta avrop i Noteringar. Denna text skickas med beställningen. Meddela görna leverantören hur prioriterat ärendet är, Akuta ärenden skall ju alltid följas upp med ett samtal till leverantör.
, Leverantörskategori (El, VVS, Rörmokare etc).
Här kan ser man även kontaktuppgifter till Leverantören om det finns behov (Namn , Telefonnummer, E-post).
Spara ändringar genom att trycka på pilen i den gröna cirkeln som visas.
Klicka på brev-symbolen för att skicka e-post till leverantören.
Kontrollera så att leverantören är markerad med rätt e-postadress och klicka sedan på skicka.
Nu skickas beställningen till leverantören via e-post och hanteringen därefter är densamma som beskrivningen för avrop/beställning via DeDUWeb resp. DeDUApp.
Öppna upp ärendet i DeDU och klicka på knappen Avrop/Beställning i menyraden längst ner till höger.
Kontrollera att ärendebeskrivningen är tydlig från anmälaren i akuellt ärende. Om den behöver justeras kan det göras ett förtydligande i noteringen i Avropet (Se nedan om notering). Bilder kan även bifogas till ärendet och kommer kunna ses av leverantören som ytterligare inforamtion.
Välj Leverantör och Person samt skriv eventuell notering till den mottagande leverantören. Klicka sedan på Spara.
1. Här kan ni välja "Leverantörstyp", det är en uppdelning / sortering av leverantörer och kan vara tex Ramavtalade leverantörer, eller Icke ramavtalade leverantörer. Detta sätts i systeminställningar vid konfigurationen av databasen. Kontakta er DeDU administratör om ni vill veta mer.
2. Leverantörskategorier väljs nu för att filtrera fram vilken tjänst som ni vill avrop, El, VVS, Rörmokare etc
3. Sen väljer ni den leverantören ni vill avrop arbetet från
4. Välj kontaktperson hos leverantör (det är dit beställning kommer att skickas via Epost)
5. Skriv tillkommande inforamtion till leverantören om detta avrop i Noteringar. Denna text skickas med beställningen. Meddela görna leverantören hur prioriterat ärendet är, Akuta ärenden skall ju alltid följas upp med ett samtal till leverantör.
Det dyker nu upp en ruta med en fråga om vilka som ska få en e-post. Kontaktpersonen hos leverantörsbolaget är förvald. Klicka på Skicka e-post.
Om företag eller kontaktperson saknas, kontakta DeDU-administratör på Beställare i första hand och er kontaktperson för DeDU hos WSP i andra hand.
Nu skickas e-post till kontaktpersonen med information om beställningen och möjlighet att rapportera åtgärd via ärendet. Ärendetypen ändras automatiskt till Ramavtalsentreprenör som visas på startsidan i widget Göra-lista
2. Leverantörens del
Leverantören får mailet med information kring fastighet och ärende till uppgiven order, samt en instruktion med länk till extern del- och direktkvittens i ärendet.
Ett exempel på scenario:
En felanmälan kommer in från Beställares hyresgäst. Felanmälan är en viktig service för Beställares kunder. Felanmälan registreras i Beställares system DeDU och hyresgästen ska få återkoppling inom 24 timmar.
I mailet har också den generiska texten för vald leverantörstyp lyfts in.
Leverantören får upp en sida som liknar DeDU, och kan fylla i delkvittering eller kvittering,
Leverantören återkopplar ärendet genom länken och meddelar preliminärt start datum. Om ärendet inte kan utföras (av någon anledning), så måste det meddelas omgående till Beställare
Mottagande av beställning / Avrop Leverantören återkopplar ärendet genom länken och meddelar preliminärt start datum
- Delkvittering: Vid mottagandet av avrop skall leverantören delkvitterar och återkopplar i den blå rutan med beräknad tid för preliminärt startdatum och genomförandet av arbetet med texten: "Vi har mottagit ärendet och planerar utföra arbetet den datum"
- Internkommentar: Detta fält är till för att kommunicera med beställaren och här kan inforamtion skrivas som inte skall visas för anmälaren. Detta fält skall användas vi all typ av inforamtion om försening eller problem med beställningen.
- Namn: Leverantören anger sitt för- Efternamn och sparar. Möjlighet finns då att skicka mail till utföraren hos Beställare (personen som avropat ärendet)
- Återkoppling till beställaren: Här fyller bockar man för och återkopplar till beställare (personen som avropat ärendet)
- Skicka återkopplingen genom att trycka p "Skicka E-post".
Viktigt att återkoppla snarast, så att er beställare vet att ni som leverantören har tagit emot ärendet. Om leverantören inte kan ta hand om ärendet, av någon anledning, så måste det meddelas per omgående till Beställare. Detta görs alltid i "internkommenteren" enligt punkt 2.
När arbetet är utfört skall leverantören kvittera ärendet genom att gå in på samma länk som vid beställningen och kvittera ärendet.
Kvittering och återkoppling slutfört arbeter för beställning / Avrop
- Kvittera arbetet: Vid slutfört arbete skall leverantören kvittera geno matt skriva i den gröna rutan"Arbetet är slutfört".
- Internkommentar: Detta fält är till för att kommunicera med beställaren och här kan inforamtion skrivas som inte skall visas för anmälaren. Detta fält skall användas vi all typ av information om försening eller problem i ärendet.
- Ange namn: Leverantören anger sitt för- Efternamn och sparar. Möjlighet finns då att skicka mail till utföraren hos Beställare (personen som avropat ärendet)
- Återkoppling till beställaren: Här fyller bockar man för och återkopplar till beställare (personen som avropat ärendet)
- Skicka återkopplingen genom att trycka p "Skicka E-post".
Hyregäster kan se vad som skrivs in i fälten delkvittering och kvittering. Det är därför viktigt att texten som skrivs in där är kortfattad och professionellt skriven. Fältet internkommentar förs kommunikationen mellan beställare och leverantören om ärendet.
3. Kvittera Ärende till anmälare efter återkoppling från leverantör
När leverantören är klar med jobbet och har kvitterat ärendet kommer ärendets status att ändras till Kvitterad ej godkänd. Ärendet ligger fortfarande öppet och nu ska den som gjorde beställningen kvittera ärendet precis som vid ärenden som hanteras internt.
När utföraren kontrollerat leverantörens jobb/känner sig nöjd med leverantörens arbete, kvitterar hen ärendet och det försvinner från Göra-listan.
En beställning kan från början inkommit som en felanmälan. Återkoppling till ursprunglig anmälare sköts av användaren i DeDU, ej av leverantören.
På Startsidan i DeDU når man sina Avrop / beställningar på ramavtal och kan klicka direkt för att få ärenden sorterade på denna ärendetyp.
DeDU APP 3 Ärenden är i grund sorterade på "Ordernummer" men går det att sortera på andra kriterier genom att klicka på pilen till höger för att välja vad som passar bäst.
Det är även möjligt att sortera uifrån andra kriterier genom att använda funktionen filtrera.
Här kan man filtrera på många olika kriterier och även söka.
I grund är Ärenden sorterade på alla ärenden som är Ej kvitterade, Men skulle man vilja ta fram endast de som sina leverantörerr / Entreprenörer har kvitterat filtrerar man på Staus "Kvittrerad Ej godkänd".
För att kvittera ärende och återkoppla till Anmälaren välj arbetsoder i listan och kvittera som vanligt via Journalen. I Journalen kan man följa dialogen i ärendet.
4. Uppföljning av Avrop / Beställning
På Startsidan i DeDU för man en snabb översikt på vilka ärenden som ligger inom ansvarsområdet. Beroende på vilket områdesansvar man har eller genom att spegla / Aktivera en annan utförares profil så visas ärenden kopplade till det ansvarsområdet.
I DeDU Web kan man genom att gå in på modulen Kvittera / Ärende kan man sortera fram de ärenden beroende på status. Det vanligaste är att man vill veta vilka ärenden som är pågående och vilka där Leverantören har återkopplat att de är klara.
Här kan man välja att sortera direkt genom att redan här i menyn välja ärendetyp "Ramavtalsentreprenör".
Följande ärendestatus finns i DeDU med följande innebörd:
Ej påbörjad - (Ingen kvittering har gjorts, dock går det att skriva internkommentarer etc)
(Utringd - (Ej påbörjad)
(Utskriven - (Ej påbörjad)
Påbörjad - Ärendet är påbröjat
Kvitterad ej godkänd - Ramavtalsbeställning är kvitterad av Entreprenör / Leverantör
Kvitterad - Ärende är kvitterat
I modulen Kvittera kan listan sorteras på ärendetyp "Ramavtalsentreprenör". I grund visas "Alla utom kvitterade", men det går givetvis att söka på kvitterade / historiska ärenden genom att justera parametrar för sökning efter behov.
Kvitterade ärenden av leverantören visas som "Kvitterad Ej godkänd", vilket betyder att Inloggad DeDU Användare skall slutkvittera efter godkänt arbete av Leverantör och återkoppla till Anmälaren.
För att förfina och underlätta uppföljning av ärenden kan man anpassa listans kolumner och välja vilka som skall visas utifrån vilka behov som finns. Klicka på "Hantera kolumner" för att justera dessa.
I Hantera kolumner kan man välja vilka kolumner som skall visas "Valda kolumner" (Högersidan) / och även se vilka "Valbara kolumner" som finns och skulle kunna visas (Vänster i bilden). Vill man sedan återställa till standard kolumner så finns det en knapp för att "Återställa till Standard kolumner".
Bra kolumner vid uppföljning av sina gjorda avrop kan vara: Avrop / Beställning (Bolag), Avrop / Beställning (Person) samt Kvittering och Delkvittering och Internkommnetar.
OBS återställning görs till Standard, dvs kolumner som enligt systeminställning skal synas och inte det tidigare valet av kolumner som du kan ha haft.
Rapporter är ett utmärkt sätt att göra en uppföljning och här finns det en del verktyg att använda sig av som underlättar arbetet.
Standardrapporter i Ärendelistan
Rapport från Kvittera ärende går enkelt att skapa utifrån de urval som är gjort i listan. Skriv ut sammanställning ärenden, Excel ark med ärenden, Kartvy över vart koordinater för ärenden / objektkoordinater finns.
Vid skapande av rapport är urvalet det som visas i Ärendelistan.
Kundanpassade rapporter
Kundanpassade rapporter kan skapas för att man snabbt och enkelt kan få fram den lista eller rapport som man ofta är i behov av och har ett bestämd konfiguration. Det kan som i detta fall vara en rapport som tar fram de arbetsorder för en specifik leverantör som inte är kvitterade.
Rapport ramavtal ej kvitterad
Rapport som ni kan använmda för att fälja upp leverantörer finns i er databas och nås via Rapporter.
Gå till modulen "Rapporter" och välj "Rapport ramavtal ej kvitterad".
Sök sedan upp den leverantör ni vill följa upp genom att ange sökkreterier. Visa rapport eller ta ut den på en PDF.
Rapporten visar en sammanställning av samtliga ej kvitterade arbetsorder som leverantören / Ramavatlsentreprenör har att kvittera, med status och en länk till aktuellt ärende. Rapporten kan schemaläggas för utskick till valfri E-post, så att påminnelsen kan t.ex skickas till leverantören 1ggr/ vecka, för att påminna om ärenden som ej blivit kvitterade.
5. övrigt
Beställare vill arbeta likt Västerås i samtliga Regioner, vilket innebär att rangordna Ramavtalsentreprenörer i Leverantörstyp och Kategori.
Genom att välja Leverantör hämtar e-postmallen unik information för respektive leverantörstyp. Leverantörstypen sätts i modulen bolag för varje leverantör. Om Leverantören skall ha en egen unik text kan denna skrivas in i "Bolagsunik epost-text" och det görs i modulen bolag för varje leverantör.
Denna text lyfts in i mailet som går till leverantören och bler en del av avropet / beställningen.
Beställare vill också sätta en kategori för respektive leverantör/ramavtalsentreprenör, för att enkelt kunna sortera och ta ut statistik på ärenden.
Det finns flera sätt att nå sina ärenden. Snabbaste sättet är att söka på ordernummer, men om ordernummer är okänt, gå till ärendelistan.
I högra hörnet, oberoende av sida/modul i DeDUWeb, finns fältet "Sök ordernummer". Sökfunktionen används för att hamna direkt i ordern, oavsett om den ligger inom Ärenden, FU eller Besiktningar. Skriv in ordernumret och tryck "enter" eller klicka på förstoringsglaset för att komma direkt in på ordern.
Ärendelistan kan nås på olika sätt, antingen via Kvittera-Ärende eller direkt i Göra-listan.
Båda sätten gör det möjligt att filtrera på ärendetyp direkt, men det går också att enbart välja t. ex. Kvittera-Ärende och sedan filtrera inne i ärendehanteringen.
Ärendelistan filtrerar automatiskt fram ärenden utifrån val som gjorts för att komma dit, vilka ordrar användaren är kopplad mot, och vilka behörigheter den har i systemet.
Vissa DeDU-kunder låter sina användare ändra områdesansvar och utförare, vilket gör att de har möjlighet att ändra så de ser annat än vad de automatiskt får.
Detta kan vara bra vid t.ex. semestertider då någon avlastar andra.
Överst på sidan finns ett sökfilter där du kan sätta vissa parametrar för att sortera ut ärenden. Exempelvis kanske vi bara vill se ärenden från en fastighet eller helt enkelt fritext söka efter något.
Sök upp önskat ärende i listan och klicka på orderraden för att komma till kvitteringssidan. Genom att klicka i den fyrkantiga checkboxen till vänster finns möjlighet att t.ex. skriva ut, eller, med rätt behörighet, "Backa status".
Delkvitteras ett ärende ändras status till "Påbörjad". I detta fall har en tekniker varit på plats och kontrollerat arbetet och vill kommunicera detta till anmälaren.
Skriv önskad text i rutan "Delkvittering" och tryck sedan på "Spara" för att få upp e-postrutan och göra e-postutskick till anmälaren.
Genom att stanna med musen på spara ("hovra" över, ej klicka) så visas alternativet att spara utan att skicka e-post ifall, informationen inte behöver skickas till någon.
För att slutkvittera och stänga ärendet, skriv önskad text i kvitteringsrutan och tryck "Spara" för att få upp e-postrutan.
0 Kommentarer
Lägg till din kommentar